Weryfikacja dokumentów kadrowych przed kontrolą lub sporem

Weryfikacja dokumentów kadrowych przed kontrolą lub sporem

Czym jest ta usługa?
„Weryfikacja dokumentów kadrowych przed kontrolą / sporem” to usługa doradcza polegająca na sprawdzeniu wybranych dokumentów kadrowych, które pracodawca posiada i które mogą zostać okazane w trakcie kontroli lub wykorzystane w sytuacji sporu z pracownikiem.
Celem usługi jest ocena, czy dokumenty są kompletne, spójne i bezpieczne z punktu widzenia obowiązujących przepisów, zanim trafią w ręce organu kontrolnego lub staną się przedmiotem zarzutów.
To nie jest pełna obsługa kadr ani audyt całej dokumentacji.
To kontrola wybranego zakresu dokumentów wskazanych przez pracodawcę.

Jaki problem rozwiązujemy?
W praktyce pracodawcy często:

• nie mają pewności, które dokumenty są kluczowe przy kontroli,
• posiadają dokumenty niekompletne lub niespójne,
• nie wiedzą, co faktycznie zostanie sprawdzone,
• obawiają się, że dokumenty nie wytrzymają konfrontacji,
• reagują dopiero po wszczęciu kontroli lub sporu.

To prowadzi do:

• stresu i chaosu organizacyjnego,
• zaleceń pokontrolnych,
• osłabienia pozycji pracodawcy,
• eskalacji problemów formalnych.

Jak wygląda realizacja usługi?
Usługa realizowana jest zdalnie, w oparciu o konkretne dokumenty kadrowe wskazane przez pracodawcę.
Zakres obejmuje m.in.:

• identyfikację dokumentów istotnych z punktu widzenia kontroli lub sporu,
• analizę ich kompletności i spójności,
• ocenę poprawności formalnej dokumentów,
• wskazanie braków lub nieprawidłowości,
• rekomendację działań korygujących,
• omówienie potencjalnych ryzyk,
• przygotowanie listy dokumentów wymagających uzupełnienia lub poprawy.

Usługa dotyczy określonego, uzgodnionego zakresu dokumentów, a nie całości akt osobowych.

Co zyskuje pracodawca?

• jasny obraz stanu dokumentów kadrowych,
• wskazanie obszarów wymagających poprawy,
• ograniczenie ryzyka negatywnych ustaleń,
• większą pewność przy okazaniu dokumentów,
• spokojniejsze przygotowanie do kontroli lub sporu.

Dla kogo jest ta usługa?

• pracodawcy przygotowujący się do kontroli,
• firmy w sytuacji sporu z pracownikiem,
• zarządy i właściciele firm,
• HR i osoby odpowiedzialne za dokumentację,
• organizacje chcące zabezpieczyć się formalnie.

Dlaczego w tej formie?
Ponieważ nie każda firma potrzebuje pełnego audytu kadr, ale każda musi wiedzieć, czy dokumenty, które posiada, są do pokazania.
Weryfikacja wybranego zakresu:

• jest szybsza,
• bezpieczniejsza,
• możliwa do wykonania zdalnie,
• skoncentrowana na realnych ryzykach.

To rozwiązanie:

• konkretne,
• praktyczne,
• nastawione na ochronę pracodawcy.

• Chcesz mieć pewność, że dokumenty kadrowe, które posiadasz, są gotowe do okazania?
• Skontaktuj się – sprawdzimy je, zanim staną się przedmiotem kontroli lub sporu.